Practica el "deepbudgeting"

En las fechas en las que nos encontramos, la teoría nos dice que el presupuesto anual (no entremos en periodos superiores) ya debería estar decidido. Como en cada casa, las cosas funcionan y/o van a un ritmo diferente, por lo que nunca es tarde para hablar de presupuestos. 

Los presupuestos no se hacen para ver si se aciertan o no. En realidad, se confeccionan para cuantificar lo que se cree que va a suceder en un futuro fijado o establecido. Como todos sabemos, “el presupuesto no es más que una previsión a futuro que realiza la empresa (o una división o un proyecto) de sus planes a corto plazo y basada en el conocimiento que tienen los responsables de la gestión, esperando llegar al objetivo marcado previamente fijado en su estrategia”. De esta manera, el hotel puede tomar decisiones a tiempo para intentar incidir sobre el futuro y hacerlo más favorable. Además, se puede controlar la evolución comparándolo con la realidad. Finalmente, los presupuestos permiten tomar medidas correctivas, a partir de las desviaciones detectadas antes de que sea demasiado tarde. 

El presupuesto pasa por diferentes fases para su configuración: 

1.   Diagnóstico de la situación y perspectivas del hotel: los responsables y/o el propietario del hotel se reúnen para reflexionar hacia donde quieren llevar el hotel. Definir una estrategia a seguir para los próximos años se convierte en una guía ideal para elaborar un presupuesto.

2.   Presupuesto de capacidad y ocupación: por un lado, tener claro cual es la capacidad del establecimiento, y con qué productos dispone. Y por otro calcular cual sería la ocupación prevista por fechas.

3.   Presupuesto de ventas: con los datos anteriores, y los ADR obtenidos en el ejercicio anterior, ya dispondríamos de una primera visión del capítulo de ventas sobre alojamiento de nuestro presupuesto. Para el resto de departamentos o puntos de ventas, el ejercicio sería similar.

4.   Presupuestos de consumos y compras: conociendo la producción prevista se puede determinar el consumo y a partir de este se puede estimar las compras.

5.   Presupuesto de gastos de personal: estimar las necesidades de personal, tanto las fijas como las temporales por puntas o temporadas.

6.   Presupuesto de otros gastos de estructura: es el único que se confecciona independientemente del volumen de ventas.

7.   Presupuesto de comercialización: normalmente unido al volumen de ventas. 

Esta sería la estructura básica para confeccionar el presupuesto de tu hotel. En realidad, sabemos que es sencillo, está muy claro y describe a la perfección como tendría que configurar el presupuesto, pero en la realidad funciona muy diferente. En grandes cadenas hoteleras, este trabajo lo confeccionaría el hotel, pero siempre quedaría supervisado por una dirección de explotación, la cual siempre tiene una visión distinta sobre dónde debería situarse el establecimiento. Y, además, siempre existirá la visión de la Dirección General y/o consejo de administración, que tienen otros planes para el hotel, por lo que la aprobación se eterniza. En el caso de pequeños hoteles, es mucho más fácil, pero estos en su amplia mayoría no creen en las técnicas de presupuestación y lo aparcan. 

El presupuesto se ha convertido en una herramienta clave en la gestión del hotel. Sin ella, no se puede hacer otra cosa que navegar en la incertidumbre. Se ha de estar convencido de sus beneficios, ya que no sirve de nada tenerlo y hacer un seguimiento si no se cree en su eficacia. No se trata de alcanzar el número que me han exigido, sino de conocer en profundidad los resultados de tu gestión. A través de la correcta gestión, el objetivo alcanzado será la consecuencia de realizar un buen trabajo. 

Se ha de practicar el “deepbudgeting”. No te conformes en alcanzar el objetivo monetario, revisa si la calidad de tus ingresos es la que habías planeado. Mira si tu producto se está vendiendo adecuadamente, es del todo probable que dentro de un importe global no veas que está sucediendo con cada tipo de habitación. Puede ocurrir, que vendas tus mejores habitaciones a importes inferiores, y que debido a la buena ocupación que estás experimentando en otro tipo de habitaciones, se vean empañadas. Configura un presupuesto por tipo de habitación, hoy por hoy, todos los hoteles (familiares o grandes cadenas) tienen una tipología amplía de producto dentro de su propio establecimiento. Configura el presupuesto teniendo en cuenta cada uno de estos productos y con su ADR correspondiente. Gracias a esto, el análisis posterior te será mucho más sencillo, aumentando el conocimiento del producto y tomando las decisiones adecuadas. 

Pero no te conformes tan solo con esto, prepara también un presupuesto paralelo a la capacidad y ocupación a través de clientes. Haz el ejercicio de pronosticar cual será tu cliente el próximo año, ¿Qué nacionalidad prefiero alojar en mi hotel?, ¿Qué tipo de cliente gasta más en otros puntos de venta? Premia a aquellos distribuidores que atraen clientes “deseados” a tu establecimiento. No te quedes con tan solo conseguir un objetivo monetario, intenta practicar siempre el “deepbudgeting” para conocer a máximo nivel el rendimiento de tu hotel y conseguir mejorar la calidad del ingreso.



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